Shell Fleet Solutions Supplementary Privacy Statement

We value you and your data, and we want to ensure your personal data is processed and used in a transparent manner, in line with the GDPR. On this page, you will find useful information on our approach to GDPR - we trust this will be useful to you.

ENG

This Privacy Statement supplements the Privacy Notice - Business Customers, Suppliers and Business Partners available www.shell.com/privacy.html and in your location at https://www.shell.com.my/business- customers/shell-fuel-card/your-shell-card-privacy-statement.html

What does this supplementary Privacy Statement cover?

This supplementary Privacy Statement provides information about personal data which are collected and processed in connection with the services provided by Shell Fleet Solutions business including the Shell Fuel Card (‘SHELL FLEET SOLUTIONS‘) as well as your visits to Shell websites related to the Shell Fleet Solutions Services including the Shell Fleets Hub. For all other interaction with a company or companies within the Shell group of companies (‘Shell’) please refer to the relevant privacy notice at www.shell.com/privacy.html and from the Shell website in your location.

Source of data

If you have not provided your personal data directly to Shell, Shell has obtained your personal data from your employing or contracting company or from your leasing or fleet management company.

What personal data do we process about you?

In addition to the personal data set out in the relevant privacy notice referred to above and depending on the exact services used by you and your company, Shell may process some or all of the following types of data:

  • user ids, marketing and language preferences;
  • Director’s (and other associated persons’) details including name and date of birth where these are required for trade compliance, anti-money laundering and anti-bribery and corruption purposes / credit checking;
  • Transaction details including driver’s name, card number, vehicle identifier, products purchased, date, time and location;
  • CCTV images at Shell Retail locations for safety, security, fraud management and operational purposes;

Who is responsible for any personal data collected?

Your local Shell Fleet Solutions contracting company: EuroShell Cards B.V. in cooperation with your local Shell Fuel Card contracting company: Shell Malaysia Trading Sdn Bhd, Menara Shell, No.211, Jalan Tun Sambanthan, 50470 Kuala Lumpur is the Data Controller for processing personal data and affiliated companies within the Shell group of companies.

For what purposes do we process your personal data?

As well as the purposes set out in the relevant privacy notice referred to above Personal Data supplied by a customer to apply to use the SHELL FLEET SOLUTIONS SERVICES and/or collected through the use of SHELL FLEET SOLUTIONS SERVICES, will be processed for the purposes of;

  • processing the application;
  • establishing a cardholder’s identity if requested by your employing or contracting company;
  • completing credit checks in relation to key individuals per customer such as company directors. We do not credit check each individual cardholder;
  • operating the account(s) and facilitating access to and use of the online services relating to the SHELL FLEET SOLUTIONS SERVICES;
  • assessing and/or reviewing the card status and/or purchase record of the Shell Fuel Card on an ongoing basis;
  • monitoring volume and spend information;
  • registration for other related services and different payment methods (e.g. mobile payments via the Shell App); and/or
  • for safety and security reasons, in particular, to protect the personnel and assets of Shell and its customers and to protect our customers when using products with special handling requirements

Additional information for users of Telematics services

If your vehicle is fitted with a Shell issued telematics device, Shell may also collect information about:

  • your vehicle’s location which can be used to calculate e.g. vehicle speed, route taken;
  • whether the vehicle is stopped;
  • your vehicle’s acceleration, deceleration (braking) and cornering;
  • whether the seat belt is used;
  • information from your vehicle’s engine (e.g. engine speed), electrical system (e.g. battery voltage) and warning system (e.g. engine warning light on);
  • vehicle refuelling or charging.

Shell may use these data in combination with other data we hold about you, e.g. fuel card transactions, to provide analysis requested by your employing or engaging company to better understand driving style, safety, vehicle performance and routing information.

Communication and Marketing

You may receive offers on behalf of the relevant business customer. On all occasions you or your company’s authorised representative will be given the opportunity to use the unsubscribe functionality through the different digital channels we use to interact with you. For more information please refer to the Privacy Notice
- Business Customers, Suppliers and Business Partners mentioned above.

Credit Checks

When processing an application and during the term of any SHELL FLEET SOLUTIONS SERVICES agreement, we may assess the creditworthiness of the company/business applying, as well as that of key individual(s) associated with that business e.g. company directors. We use authorized third party credit checking agencies for this purpose who will use credit scoring or other automated decision-making processes; and records held by credit reference agencies. If you have any queries, please refer to the Contact Details section below.

Who will we share your personal data with?

In addition to the categories of recipients set out in the relevant privacy notice referred to above your personal data may be shared with:

  • the company (that is the SHELL FLEET SOLUTIONS customer) which ordered the SHELL FLEET SOLUTIONS on your behalf;
  • the participants involved in providing the SHELL FLEET SOLUTIONS, such as the retailers, authorised toll service providers and/or any other company that is permitted to supply products and/or services to SHELL FLEET SOLUTIONS users;
  • credit reference, screening and/or fraud prevention agencies as well as referees, guarantors or other persons providing references or security in relation to your business’s obligations;
  • customer’s third party partners - in the event your company has chosen to work with a third party service provider (e.g. fleet management companies, leasing companies), for the purpose of enabling the third party to provide the services you require (e.g. management information, consolidated invoicing).

How long do we hold your personal data for?

Shell will only hold your personal data for as long as is necessary to meet business, legal or fiscal requirements.

  • Personal data contained in invoices, transaction files, correspondence with customers and requests to issue new fuel cards - 10 years;
  • Contracts (which contain contact details) - the life of the contract plus 20 years;
  • Other contact data and cardholder data – life of contract plus 4 years;
  • Telematics data – 3 years

Who can you contact if you have a query, concern or complaint about your personal data? You can contact:

Contact Person: Rachel Wong
Postal address: Shell Malaysia Trading Sdn Bhd, Menara Shell, No. 211, Jalan Tun Sambanthan, 50470 Kuala Lumpur
Phone Number: 1300 22 8181
Fax Number: 1300 82 8283
E-mail address: generalcardrequests-my@shell.com

Changes to this supplementary Privacy Statement

This supplementary Privacy Statement and the Privacy Notice - Business Customers, Suppliers and Business Partners may change over time. This supplementary Privacy Statement was last updated in June 2020.

BM

Kenyataan Privasi ini adalah tambahan kepada Notis Privasi – Pelanggan Perniagaan, Pembekal dan Rakan Niaga yang tersedia di www.shell.com/privacy.html dan di laman web Shell tempatan anda https://www.shell.com.my/business-customers/shell-fuel-card/your-shell-card-privacy-statement.html

Apakah yang diliputi oleh Kenyataan Privasi Tambahan ini?

Kenyataan Privasi Tambahan ini menyediakan maklumat mengenai data peribadi yang dikumpul dan diproses berhubung dengan perkhidmatan yang ditawarkan oleh Shell Fleet Solutions termasuk Kad Shell (‘SHELL FLEET SOLUTIONS’) serta lawatan anda ke laman web Shell yang berkaitan dengan perkhidmatan Shell Fleet Solutions termasuk Shell Fleet Hub. Untuk semua interaksi lain dengan syarikat-syarikat dibawah kumpulan Shell (‘Shell’), sila rujuk kepada notis privasi yang berkenaan di www.shell.com/privacy.html dan dari laman web Shell tempatan anda.

Sumber data

Jika anda tidak mendedahkan data peribadi anda kepada Shell, Shell telah memperolehi data peribadi anda dari syarikat penggajian atau syarikat yang mengkontrak anda atau dari syarikat pengurusan pajakan atau syarikat pengurusan kenderaan anda.

Apakah data peribadi yang kami proses tentang anda?

Sebagai tambahan kepada data peribadi yang dinyatakan di dalam notis privasi di atas, dan bergantung kepada perkhidmatan yang digunakan oleh anda atau syarikat anda, Shell mungkin memproses beberapa atau semua jenis data berikut seperti:

  • ID pengguna, pilihan pemasaran dan bahasa;
  • Butiran Pengarah (dan orang lain yang berkaitan) termasuk nama dan tarikh lahir yang diperlukan untuk pematuhan perdagangan, penecegahan pengubahan wang haram dan tujuan anti-rasuah dan pemeriksaan kredit;
  • Butiran traksaksi termasuk nama pemandu, nombor kad, pengecam kenderaan, produk yang dibeli, tarikh, masa dan lokasi;
  • Imej CCTV di lokasi kedai runcit Shell untuk tujuan keselamatan, sekuriti, pengurusan penipuan dan operasi

Siapakah yang bertanggungjawab untuk sebarang data peribadi yang dikumpul?

Syarikat Shell Fleet Solutions tempatan anda: EuroShell Cards B.V dengan kerjasama syarikat Kad Shell tempatan anda: Shell Malaysia Trading Sdn Bhd, Menara Shell, No. 211, Jalan Tun Sambanthan, 50470 Kuala Lumpur adalah Pengawal Data untuk memproses data peribadi anda dan syarikat-syarikat dalam kumpulan Shell.

Untuk tujuan apakah kami memproses data peribadi anda?

Selain daripada tujuan yang dinyatakan dalam notis privasi yang dirujuk di atas Data Peribadi yang diberi oleh pelanggan untuk pemohonan penggunaan PERKHIDMATAN SHELL FLEET SOLUTIONS dan/atau dikumpul melalui penggunaan PERKHIDMATAN SHELL FLEET SOLUTIONS, akan diproses untuk tujuan-tujuan berikut:

  • memproses pemohonan;
  • menubuhkan atau memastikan identiti pemegang kad jika diminta oleh syarikat penggajian atau syarikat yang mengkontrak anda;
  • menyelesaikan pemeriksaan kredit berhubung dengan individu utama bagi setiap pelanggan seperti pengarah syarikat. Kami tidak memeriksa kredit setiap pemegang kad individu;
  • mengendalikan akaun dan mempermudahkan akses untuk penggunaan perkhidmatan atas talian berkaitan dengan PERKHIDMATAN SHELL FLEET SOLUTIONS;
  • menilai dan/atau mengkaji status kad dan/atau rekod pembelian Kad Shell secara berterusan;
  • memantau maklumat kuantiti dan pembelanjaan;
  • pendaftaran untuk perkhidmatan lain yang berkaitan dengan kaedah pembayaran yang berbeza (cth. pembayaran mudah alih melalui aplikasi Shell); dan/atau
  • untuk keselamatan and sekuriti, khususnya untuk melindungi kakitangan dan aset Shell dan pelanggan kami ketika menggunakan produk yang memerlukan pengendalian khas

Maklumat tambahan untuk pengguna perkhidmatan Telematik

Jika kenderaan anda dilengkapi dengan peranti Telematik yang dibekalkan oleh Shell, Shell juga boleh mengumpul maklumat mengenai:

  • lokasi kenderaan anda yang boleh digunakan untuk mengira cth. kelajuan kenderaan, laluan yang diambil;
  • sama ada kenderaan dihenti;
  • pecutan kenderaan anda, deceleration (brek) dan selekohan;
  • sama ada tali pinggang keledar digunakan;
  • maklumat daripada enjin kenderaan anda (cth. kelajuan enjin), system elektrik (cth. voltan bateri) dan system amaran (cth. lampu amaran enjin);
  • Pengisian minyak atau mengecas kenderaan

Shell mungkin menggunakan data ini dalam kombinasi dengan data lain yang kami mempunyai mengenai anda, contohnya traksaksi Kad Shell, untuk menyediakan analisis yang diminta oleh syarikat penggajian atau syarikat yang mengkontrak anda untuk lebih memahami gaya pemanduan, keselamatan, prestasi kenderaan dan maklumat penghalaan.

Komunikasi dan Pemasaran

Anda mungkin menerima tawaran daripada pihak pelanggan perniagaan yang berkaitan. Walaubagaimana pun, anda atau wakil syarikat anda yang diberi kuasa akan diberi peluang untuk berhenti melanggan melalui pelbagai saluran digital yang kami gunakan untuk berinteraksi dengan anda. Untuk maklumat lanjut, sila rujuk kepada Notis Privasi - Pelanggan Perniagaan, Pembekal dan Rakan Niaga yang disebutkan di atas.

Pemeriksaan Kredit

Dalam proses permohonan dan dalam tempoh mana-mana perjanjian PERKHIDMATAN SHELL FLEET SOLUTIONS, kami boleh menilai kebolehan kredit syarikat/perniagaan pemohon, serta individu-individu utama yang berkaitan dengan perniagaan itu contohnya pengarah syarikat. Kami menggunakan agensi pemeriksaan kredit pihak ketiga yang diberi kuasa untuk menggunakan pemarkahan kredit atau pembuatan keputusan automatik yang lain; dan rekod-rekod yang disimpan oleh agensi-agensi rujukan kredit. Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila rujuk bahagian Butiran Perhubungan di bawah.

Siapakah yang akan kami kongsikan data peribadi anda?

Sebagai tambahan kepada kategori penerima yang dinyatakan dalam notis privasi yang dirujuk di atas data peribadi anda mungkin dikongsi dengan:

  • syarikat (iaitu pelanggan SHELL FLEET SOLUTIONS) yang mengarahkan SHELL FLEET SOLUTIONS bagi pihak anda;
  • peserta yang terlibat dalam menyediakan perkhidmatan SHELL FLEET SOLUTIONS, seperti peruncit, penyedia perkhidmatan tol yang diberi kuasa dan/atau mana-mana syarikat lain yang dibenarkan untuk membekalkan produk dan/atau perkhidmatan kepada pengguna SHELL FLEET SOLUTIONS;
  • rujukan kredit, saringan dan/atau agensi pencegahan penipuan serta pengadil, penjamin atau orang lain yang menyediakan rujukan atau sekuriti berhubung dengan tanggungjawab perniagaan anda;
  • rakan kongsi pihak ketiga pelanggan - sekiranya syarikat anda memilih untuk bekerjasama dengan pembekal perkhidmatan pihak ketiga (cth. syarikat pengurusan kenderaan, syarikat pajakan), untuk tujuan membolehkan pihak ketiga menyediakan perkhidmatan yang anda perlukan (cth. Pengurusan maklumat, invois gabungan).

Berapa lamakah kami memegang data peribadi anda?

Shell hanya akan memegang data peribadi anda selagi perlu untuk memenuhi keperluan perniagaan, undang-undang atau fiskal.

  • Data peribadi yang terkandung dalam invois, fail transaksi, surat-menyurat dengan pelanggan dan permintaan untuk mengeluarkan Kad Shell - 10 tahun;
  • Kontrak (yang mengandungi butiran hubungan) - hayat kontrak ditambah 20 tahun;
  • Data hubungan lain dan data pemegang kad – hayat kontrak ditambah 4 tahun;
  • Data telematik – 3 tahun

Who can you contact if you have a query, concern or complaint about your personal data?

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai notis ini, ingin mengemukakan apa-apa aduan atau meminta akses kepada data peribadi anda, sila hubungi wakil Shell di bawah melalui telefon, faks, pos berdaftar atau e-mel. Mana-mana permintaan akses tertakluk kepada yuran dan peruntukan yang terpakai dalam Akta dan/atau peraturan-peraturannya. Shell berhak menolak untuk memproses sebarang permintaan yang tidak lengkap, tidak praktikal dan/atau tidak dibuat dengan suci hati.

Anda boleh hubungi:

Wakil Hubungan: Rachel Wong
Alamat Pos: Shell Malaysia Trading Sdn Bhd, Menara Shell, No. 211, Jalan Tun Sambanthan 50470 Kuala Lumpur
Nombor Telefon: 1300 22 8181
Nombor Faks: 1300 82 8283
Alamat E-mel: generalcardrequests-my@shell.com

Perubahan kepada Kenyataan Privasi Tambahan ini

Kenyataan Privasi Tambahan dan Notis Privasi - Pelanggan Perniagaan, Pembekal dan Rakan Niaga ini boleh berubah dari semasa ke semasa. Kenyataan Privasi Tambahan ini telah dikemaskini pada Jun 2020.